Você já reparou como as melhores equipes de cozinha de restaurantes trabalham com eficiência? Segundo o escritor Dan Charnas, isso se deve à implementação de um sistema denominado mise-en-place. Esse termo francês bastante difundido no mundo da gastronomia significa algo como “colocado no lugar” ou “posto em ordem”. Aliás, isso costuma ser visto em vídeos de receitas, que geralmente apresentam os ingredientes previamente medidos e separados em recipientes. Mas os benefícios dessa técnica vão além da estética, impactando diretamente o sucesso de cada tarefa e a produtividade geral. Inclusive, inspirado no mise-en-place culinário, Charnas escreveu um livro sobre como usar esse princípio em qualquer tipo de trabalho. Dessa forma, organizou os passos para criar um sistema simples e aprender a ter foco na vida pessoal e profissional.

Por sua vez, o cocriador do Trello Justin Gallagher uniu essas dicas às funcionalidades da famosa plataforma organizacional. Afinal, ter foco não é algo que dependa única e exclusivamente de você, pois o ambiente também influencia muito. Mas – felizmente! – não é difícil colocar a tecnologia a favor de sua produtividade. Portanto, seja para bloquear distrações online ou organizar e agrupar suas demandas num só lugar, inspire-se com a iPlace!

Automação e estratégias para ter foco

1.     Reúna os ingredientes

Reunir suas demandas diárias num único lugar vai ajudar você a fazer o melhor uso do tempo. Isso porque, visualizando todos os seus compromissos e tarefas pessoais e profissionais, fica mais fácil gerenciar e conciliar a agenda. Aliás, a tela do Mac é ideal para realizar seu planejamento e acessar plataformas de produtividade e compartilhamento de tarefas. Então, depois de ter tudo organizado no Trello, você pode usá-lo também no iPhone e no iPad para acompanhamento constante.

2.     Organize e priorize

Depois de acessar o Trello, comece a configurar e organizar seus quadros para estruturar as tarefas em níveis de prioridade. Aqui, a ideia é criar listas do tipo “coisas para fazer hoje”, “tarefas para amanhã” e “ao longo da semana”. Aliás, uma boa estratégia para organizar sua agenda diária é reservar uns 15 minutos antes de dormir ou ao acordar.

Em primeiro lugar, ordene as demandas por turno e horário de realização. Assim, cada evento com hora marcada será priorizado. Depois, observe as lacunas de tempo que sobram e distribua as outras tarefas ao longo do dia. Por fim, o que não couber no tempo disponível deve passar para a lista do dia seguinte.

Tudo que não acontecerá hoje e amanhã, por sua vez, vai para a terceira lista, correspondente ao resto da semana. Aliás, conforme os dias passam, a meta é tornar suas listas cada vez menores. Se isso não acontecer, avalie se você está realmente priorizando e controlando bem as tarefas que surgem de maneira inesperada.

Outra estratégia importante é criar listas para demandas que ficarão em pausa, aguardando por sua vez. Ou seja: para aquelas atividades que precisam ser realizadas eventualmente, mas que ainda não foram agendadas. Também crie uma lista chamada “Caixa de Entrada”, onde, num primeiro momento, serão alocadas as demandas novas que vão surgindo. Dessa forma, ali podem ser colocados assuntos gerados por e-mails e mensagens que você recebe. Por fim, crie a lista “Concluídos”, que funcionará como sua sala de troféus para tarefas finalizadas.

3.     Salve referências

Todo cozinheiro tem seu livro secreto de receitas. Logo, você também deve manter um caderninho de truques e segredos. Seja alguma ideia para manter em mente, uma notícia para ler mais tarde, uma imagem de inspiração. Para tanto, vale criar também uma lista ou quadro específico no Trello.

4.     Invista na automação

Muitas vezes as pessoas deixam de usar plataformas de produtividade em função do tempo exigido para organizá-las. Porém, com o Trello você pode automatizar vários processos que envolvem a importação de dados. Por exemplo: o Zapier é um serviço que torna simples conectar aplicativos e automatizar fluxos de trabalho. Logo, basta usar um Power-Up do Zapier no Trello para importar e-mails importantes, eventos da agenda e mensagens de chats. Outra dica de Justin Gallagher é usar apps como o Airmail no MacBook Pro para unificar suas contas. Enquanto isso, mensagens de chats podem ser automatizadas no Trello com a ajuda do Slack. Ao mesmo tempo, há ferramentas exclusivas no Trello para você aproveitar com seus dispositivos Apple. Veja:

Criação de cartão rápido para iOS via 3D Touch

Esse aplicativo do Trello para iOS permite criar um cartão rapidamente. Para tanto, o novo cartão “lembra” o último quadro e lista usados, sendo direcionado para lá. Assim, é uma maneira fácil de adicionar cartões à lista “Caixa de Entrada”, por exemplo, e funciona até mesmo offline.

Usar a Siri

Se você quiser criar um cartão sem digitar, é possível usar a Siri. Para tanto, basta configurar o processo com um IFTTT. Uma vez configurado, você poderá dizer “Siri, escreva para o Trello…” e ela adicionará um cartão à lista.

Mesmo que, num primeiro momento, possa parecer complicado se organizar dessa forma, basta ajustar as configurações uma única vez. Depois, você não perderá mais tempo organizando sua agenda, já que bastará checar os quadros no Trello. 🙂

Ah! Se quiser conhecer outras maneiras de ter foco, no blog da iPlace você encontra inúmeras dicas de produtividade. Ao mesmo tempo, no site e nas lojas físicas pode garantir os melhores dispositivos Apple para facilitar sua rotina.

Foto: iStock/fizkes